在向工作表中输入数据时，为了防止输入错误的数据，可以为单元格设置有效的数据范围，限制用户只能输入指定范围内的数据，这样可以极大地降低数据处理操作的复杂性。

8.4.1 设置字符长度

学生的学号通常由固定位数的数字组成， 我们可以通过设置学号的有效性，实现如果多输入一位或少输入一位数字就会给出错误提示的效果，以避免出现错误。

1 单击【数据验证】按钮

选择 B3:B30 单元格区域，在【数据】选项卡中，单击【数据工具】组中的【数据验证】按钮 （见下图） 。

2 设置【数据验证】对话框

弹出【数据验证】对话框，选择【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择【文本长度】选项，在【数据】下拉列表中选择【等于】选项，在【长度】文本框中输入“11”，然后单击【确定】按钮（见下图） 。

3 输入数据

返回工作表，在 B3:B30 单元格区域输入学号，如果输入少于 11 位或多于11位的学号，就会弹出错误信息提示框。这 里 在 B30 单 元 格 中 输 入 错 误 学 号“201004102167”，然后按【 Enter】键，弹出错误信息提示框，如下图所示。

4 输入学号

只有输入 11 位数字的学号时，才不会弹出错误信息提示框（见下图） 。

8.4.2 设置输入错误时的警告信息

如何才能使警告或提示的内容更具体呢？ 我们可以通过设置警告信息来实现。

1 单击【数据验证】按钮

接 着 8.4.1 小 节 的 操 作， 选 择B3:B30 单元格区域，在【数据】选项卡中，单击【数据工具】组中的【数据验证】按钮 （见下图） 。

2 选择【出错警告】选项卡

在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项，弹出【数据验证】对话框，选择【出错警告】选项卡（见下图） 。

3 输入内容

在【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】和【错误信息】文本框中输入下图所示的内容。单击【确定】按钮。

4 信息提示

将 B16 单元格的内容删除，重新输入其他学号。输入不符合要求的数字时，就会出现下图所示的警告信息。

8.4.3 设置输入前的提示信息

在用户输入数据前，如果能够提示输入什么样的数据才是符合要求的，那么出错率就会大大降低。如在输入学号前，提示用户应输入 11 位数的学号。

1 单击【数据验证】按钮

在成绩汇总表中选择 B3:B30 单元格区域，在【数据】选项卡中，单击【数据工具】组中的【数据验证】按钮 （见下页图） 。

2 选择【输入信息】 选项卡

在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项，弹出【数据验证】对话框，选择【输入信息】选项卡（见下图） 。

3 输入内容

在【标题】和【输入信息】文本框中，输入下图所示的内容。单击【确定】按钮，返回工作表。

4 提示信息

当单击 B3:B30 单元格区域的任意一个单元格时，就会出现下图所示的提示信息。这里单击 B30 单元格。